Laut einer neuen Studie von Canon Europe ist nur jeder vierte IT-Entscheidungsträger (ITDM) im Vorfeld eines Audits sehr zuversichtlich, wobei die Befragten ihre Besorgnis über Informationsmanagementprozesse und die Daten ihrer Organisationen zum Ausdruck bringen.
Die Ergebnisse der Studie weisen auf kritische Lücken in der digitalen Struktur vieler aktueller Unternehmen hin und verdeutlichen den Mangel an Transparenz und Kontrolle, den ITDMs über Informations- und Dokumentationsprozesse haben, was für ihre Funktion von grundlegender Bedeutung ist. Die Angst im Zusammenhang mit der Datenverwaltung zeigt sich deutlich im Selbstvertrauen der IT-Manager vor einem Audit. Auf die Frage nach den Gründen nannten sie mangelnde Kontrolle über das Verhalten der Mitarbeiter sowie mangelnde Sichtbarkeit von Dokumenten und Daten, die beide eine Schlüsselrolle spielen.
Mehr als ein Drittel (36 %) der Manager geben an, dass sie den Verdacht haben oder sich dessen bewusst sind, dass Mitarbeiter Compliance-Regeln (z. B. die DSGVO) nicht immer befolgen, während jeder fünfte IT-Entscheider (17 %) angibt, einen versehentlichen Verstoß durch einen Mitarbeiter erlebt zu haben letztes Jahr. Dies führt zu internen Spannungen, da mehr als die Hälfte der Befragten angibt, dass Cybersicherheit einen erheblichen Teil ihres Arbeitstages einnimmt.
Tatsächlich bleibt die Risikominderung eine Priorität für IT-Manager. 60 % der IT-Entscheider zählen Sicherheit zu ihren drei größten Herausforderungen, wobei mehr als ein Viertel (28 %) an erster Stelle steht.
Mangel an echtem digitalen Fortschritt
IT-Entscheider scheinen von ihrer digitalen Reife überzeugt zu sein, da 78 % glauben, dass ihre Unternehmen bereits auf digitale Prozesse vorbereitet sind, was bedeutet, dass sie digitalisierte und automatisierte Prozesse ausführen. Automatische Zugriffsrechte auf Dokumente – die am weitesten verbreitete Funktion – sind jedoch nur in 53 % der Unternehmen vorhanden, was bedeutet, dass die vollständige Einführung der Automatisierung für Informationsmanagement und Dokumentenprozesse noch in weiter Ferne liegt.
28 % müssen standardmäßige Organisationsdokumente immer noch manuell ausfüllen, während 26 % der Mitarbeiter Fehler oder Inkonsistenzen aufgrund von Datensilos erleben.
Andererseits hat jede zehnte Führungskraft in den letzten zwei Jahren Implementierungsprojekte aufgegeben. Zu den Implementierungsproblemen zählen Kompatibilität (28 %), Verzögerungen (27 %) und anhaltende Ausfälle der neuen Technologie (21 %).
Obwohl die Vorteile, die die digitale Technologie einem Unternehmen bringen kann, offensichtlich sind, werden sie den Studiendaten zufolge noch nicht vollständig ausgeschöpft. Und fast alle Manager, die Automatisierung implementiert haben (99 %), sagen, dass die Technologie Aspekte wie Arbeitseffizienz (37 %), Mitarbeitererlebnis (35 %) und Kundenerlebnis (3,4 %) weiter verbessern könnte.
Obwohl Informationsmanagement anerkanntermaßen die Produktivität steigert – 37 % der IT-Manager nennen dies einen wesentlichen Vorteil – nutzen viele IT-Manager die verfügbaren Dokumentenmanagementlösungen nicht vollständig. Dieser mangelnde digitale Fortschritt beeinträchtigt das Potenzial der IT-Teams und schmälert den Wert, den sie erbringen können.
